Un expediente de partición es, por naturaleza, denso en datos personales: identificación de las partes, relaciones familiares, fotografías de bienes en domicilios privados, valoraciones económicas y, a veces, datos sensibles sobre salud o convicciones cuando el bien tiene esa naturaleza (libros, dispositivos médicos, objetos de culto). El RGPD obliga a tratar todo eso con un marco claro.
Base jurídica del tratamiento
La base jurídica habitual no es el consentimiento (que sería revocable y mal encajado en un procedimiento contencioso), sino el cumplimiento de una obligación legal o el ejercicio de un interés legítimo del responsable, vinculado a la función jurídica que se está desempeñando. En procedimientos judiciales también opera el cumplimiento de una misión de interés público.
Minimización: solo lo necesario
La minimización es el principio operativo más útil. Cada dato del expediente debe poder justificarse con la pregunta «¿es estrictamente necesario para el reparto?». Si un campo no aporta valor probatorio o de gestión, no debe recogerse. Lo mismo aplica a las fotografías: enfocan al bien, no al entorno doméstico.
Roles: responsable y encargado del tratamiento
El despacho profesional o el órgano judicial que dirige la partición es el responsable del tratamiento. La plataforma tecnológica que aloja los datos actúa como encargado y debe firmar el acuerdo de encargo (artículo 28) que regula instrucciones, subencargados, medidas de seguridad y devolución o supresión de datos al finalizar.
Conservación y supresión
- Conservación durante el procedimiento y los plazos de impugnación o ejecución que establezca la ley aplicable.
- Bloqueo y archivo histórico para finalidades probatorias residuales (típicamente vinculadas a las normas de prescripción civil).
- Supresión efectiva al término del periodo de conservación, con registro de la operación de borrado.