Un fascicolo di divisione è, per natura, denso di dati personali: identificazione delle parti, relazioni familiari, fotografie di beni in domicili privati, valutazioni economiche e, talvolta, dati sensibili su salute o convinzioni quando un bene ha tale natura (libri, dispositivi medici, oggetti di culto). Il GDPR impone di trattare tutto ciò entro un quadro chiaro.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica abituale non è il consenso (che sarebbe revocabile e mal si adatta a un procedimento contenzioso), ma l'adempimento di un obbligo legale o il legittimo interesse del titolare, legato alla funzione giuridica svolta. Nei procedimenti giudiziari opera anche l'esecuzione di un compito di interesse pubblico.
Minimizzazione: solo il necessario
La minimizzazione è il principio operativo più utile. Ogni dato del fascicolo deve poter essere giustificato dalla domanda «è strettamente necessario per la divisione?». Se un campo non aggiunge valore probatorio o di gestione, non deve essere raccolto. Lo stesso vale per le fotografie: si inquadra il bene, non l'ambiente domestico.
Ruoli: titolare e responsabile
Lo studio professionale o l'organo giudiziario che dirige la divisione è il titolare del trattamento. La piattaforma tecnologica che ospita i dati agisce come responsabile e deve firmare l'accordo di trattamento (articolo 28) che disciplina istruzioni, sub-responsabili, misure di sicurezza e restituzione o cancellazione dei dati al termine dell'incarico.
Conservazione e cancellazione
- Conservazione durante il procedimento e i termini di impugnazione o esecuzione previsti dalla legge applicabile.
- Blocco e archivio storico per finalità probatorie residue (di norma legate alle regole di prescrizione civile).
- Cancellazione effettiva al termine del periodo di conservazione, con registro dell'operazione di cancellazione.