Een verdelingsdossier is van nature dicht aan persoonsgegevens: identificatie van de partijen, familierelaties, foto's van goederen in privéwoningen, economische waarderingen en soms gevoelige gegevens over gezondheid of overtuigingen wanneer een goed die aard heeft (boeken, medische apparatuur, religieuze voorwerpen). De AVG verplicht dit alles binnen een helder kader te behandelen.
Rechtsgrond voor de verwerking
De gebruikelijke rechtsgrond is niet de toestemming (die zou herroepbaar zijn en slecht passen in een geschilprocedure), maar de nakoming van een wettelijke verplichting of het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke, verbonden aan de juridische functie die wordt uitgeoefend. In gerechtelijke procedures geldt ook de vervulling van een taak van algemeen belang.
Minimalisatie: alleen wat nodig is
Minimalisatie is het nuttigste werkbeginsel. Elk gegeven in het dossier moet kunnen worden gerechtvaardigd met de vraag 'is dit strikt noodzakelijk voor de verdeling?'. Voegt een veld geen bewijs- of beheerwaarde toe, dan moet het niet worden verzameld. Hetzelfde geldt voor foto's: richt op het goed, niet op de huiselijke omgeving.
Rollen: verantwoordelijke en verwerker
Het professionele kantoor of het gerechtelijke orgaan dat de verdeling leidt, is de verwerkingsverantwoordelijke. Het technologische platform dat de gegevens host, treedt op als verwerker en moet de verwerkersovereenkomst (artikel 28) tekenen die instructies, subverwerkers, beveiligingsmaatregelen en teruggave of verwijdering van gegevens bij beëindiging regelt.
Bewaring en verwijdering
- Bewaring gedurende de procedure en de termijnen voor bezwaar of executie die de toepasselijke wet vaststelt.
- Blokkering en historisch archief voor residuele bewijsdoeleinden (doorgaans gekoppeld aan civiele verjaringsregels).
- Effectieve verwijdering aan het einde van de bewaartermijn, met registratie van de verwijderingshandeling.