Eine Teilungsakte ist naturgemäß dicht an personenbezogenen Daten: Identifizierung der Parteien, familiäre Beziehungen, Fotografien von Gegenständen in Privatwohnungen, wirtschaftliche Bewertungen und manchmal sensible Daten zu Gesundheit oder Überzeugungen, wenn ein Gegenstand diese Natur hat (Bücher, medizinische Geräte, religiöse Objekte). Die DSGVO verpflichtet, dies alles in einem klaren Rahmen zu behandeln.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die übliche Rechtsgrundlage ist nicht die Einwilligung (die widerruflich wäre und schlecht in ein streitiges Verfahren passt), sondern die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder das berechtigte Interesse des Verantwortlichen, verbunden mit der ausgeübten juristischen Funktion. In Gerichtsverfahren greift auch die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse.
Minimierung: nur das Notwendige
Minimierung ist das nützlichste operative Prinzip. Jeder Datenwert in der Akte sollte mit der Frage gerechtfertigt werden können: 'Ist das für die Teilung strikt notwendig?'. Trägt ein Feld keinen Beweis- oder Verwaltungswert bei, sollte es nicht erhoben werden. Dasselbe gilt für Fotografien: Fokus auf den Gegenstand, nicht auf das häusliche Umfeld.
Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Die anwaltliche Kanzlei oder das Gericht, das die Teilung leitet, ist der Verantwortliche. Die technologische Plattform, die die Daten hostet, tritt als Auftragsverarbeiter auf und muss den Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28) unterzeichnen, der Anweisungen, Unterauftragsverarbeiter, Sicherheitsmaßnahmen und Rückgabe oder Löschung der Daten am Ende des Auftrags regelt.
Aufbewahrung und Löschung
- Aufbewahrung während des Verfahrens und der Anfechtungs- oder Vollstreckungsfristen nach geltendem Recht.
- Sperrung und historisches Archiv für verbleibende Beweiszwecke (in der Regel an zivilrechtliche Verjährungsfristen gebunden).
- Effektive Löschung am Ende der Aufbewahrungsfrist, mit Aufzeichnung des Löschvorgangs.