Six phases to organise the division of movable property
From opening the case file to eIDAS-signing the adjudication record, Lex Partis structures every phase with validations, traceability and legally usable deliverables. Parties can participate remotely in the live room with verified identity. This is what happens inside.
Gestión de clientes y pipeline comercial
Centraliza todos los contactos y leads de tu despacho. Del primer contacto al mandato firmado, sin perder ninguna oportunidad.
Directorio de Contactos
Repositorio centralizado de notarios, abogados colaboradores, peritos, registradores y potenciales clientes. Búsqueda por tipo, favoritos y notas internas.
- Alta con nombre, tipo profesional, empresa, cargo, NIF y datos de contacto
- Filtros por tipo: Notario, Abogado, Perito, Registrador, Potencial cliente
- Favoritos anclados en la parte superior de la lista
- Notas internas por contacto visibles solo para tu organización
Clientes y Mandatos profesionales
Ficha completa de cliente vinculada a mandatos con plantilla PDF de alta calidad, gestión de honorarios y soporte para varios clientes por mandato.
- Plantilla de mandato en PDF generada con datos del despacho y del cliente
- Carga del mandato firmado externamente (PDF/imagen)
- Varios clientes por mandato: co-herederos, cónyuge, representante
- Registro de honorarios facturados y provisiones de fondos
- Vinculación automática de mandato a expediente
Pipeline Kanban: del lead al cliente activo
Tablero visual tipo Kanban con las etapas del ciclo comercial. Mueve oportunidades de columna con arrastre. Las métricas se reflejan en Despacho KPIs.
- Columnas: Lead → Consulta inicial → Propuesta enviada → Mandato pendiente → Cliente activo → Perdido
- Arrastre de tarjetas entre columnas con persistencia automática
- Cada tarjeta muestra cliente, tipo de asunto y fecha
- KPIs del pipeline en el dashboard de Despacho
4 tipos de expediente adaptados a cada procedimiento
Cada procedimiento sucesorio tiene su propio flujo guiado, fases, documentos y validaciones. Lex Partis cubre todos los escenarios.
Sucesión Integral (SI)
El expediente más completo. Cubre el proceso sucesorio desde el fallecimiento del causante hasta la adjudicación de bienes, incluyendo declaración de herederos, inventario fiscal y notarial.
- Tour interactivo guiado al crear el expediente
- Fases: Borrador → Partes → Inventario → Preferencias → Sorteo → Adjudicación → Cierre
- Normativa: derecho común y todos los regímenes forales (Cataluña, Aragón, Navarra, etc.)
- Portal privado para cada heredero con enlace personal
Reparto Familiar de Ajuar (RFA)
Diseñado para el reparto de bienes sin valor económico entre herederos: mobiliario, objetos personales, joyas de familia y recuerdos. Sin valoraciones obligatorias.
- No requiere valoración económica de los bienes
- Proceso ágil de preferencias y reparto
- Código auto-generado: EX-RFA-AAAA-NNN
- Acta de reparto firmable por todas las partes
Partición Judicial 360° (PJ)
Expediente judicial completo. Cubre todo el proceso desde la demanda o contestación hasta la sentencia firme y la adjudicación por resolución judicial.
- Fases judiciales: demanda/contestación, medidas cautelares, junta de herederos, inventario judicial
- Administrador Judicial y Contador-Partidor como intervinientes
- Cuaderno particional y cierre del inventario judicial
- Soporta incidentes de carácter internacional (reglamento europeo de sucesiones)
- Acta de adjudicación por sentencia firme
Reparto Extrajudicial sin Valor (RESV)
Para repartos extrajudiciales donde todas las partes acuerdan renunciar a la valoración económica. Proceso simplificado con renuncia expresa firmada.
- Renuncia expresa a la valoración firmada por todas las partes (eIDAS)
- Cuatro plantillas notariales de renuncia (básica, profesional, conflictiva, pre-protocolo)
- Desbloqueo del proceso de adjudicación tras firma de renuncia
- Código auto-generado: EX-RESV-AAAA-NNN
Herramientas para el día a día del despacho
Tareas con prioridades, notas en color, agenda con Teams y calculadora sucesoria: todo lo que necesitas para no perder ningún detalle.
Gestión de Tareas con prioridades
Módulo de tareas del despacho con estados, prioridades configurables y fechas de vencimiento. Panel de estadísticas y alertas de tareas vencidas.
- Estados: pendiente, en curso, completada
- Prioridades con código de color: Urgente, Alta, Normal, Baja
- Fecha de vencimiento con alerta automática de tareas vencidas
- Estadísticas en tiempo real: total, urgentes, vencidas, completadas
- Filtros por estado y prioridad
Tablero de Notas en color
Notas estilo masonry con 7 colores, etiquetas temáticas y opción de fijar las más importantes en la parte superior. Búsqueda en tiempo real.
- 7 colores disponibles para organización visual
- Etiquetas: Expediente, Cliente, Urgente, Idea, Seguimiento, Otro
- Notas fijadas (pinned) en sección separada
- Búsqueda en tiempo real por título y contenido
Agenda con integración Microsoft Teams
Calendario mensual interactivo con formulario de citas y generación directa de reuniones Teams sin OAuth ni configuración adicional.
- Calendario mensual con navegación y chips visuales en días con citas
- Tipos de cita: reunión presencial, videoconferencia, llamada, visita notarial, etc.
- Generación de enlace Teams precargado con título, fecha y asistentes
- Lista de próximas citas en panel lateral
Calculadora sucesoria con derechos forales
Calculadora orientativa con 4 módulos: legítimas, ISD, plusvalía municipal y distribución de cuotas entre herederos.
- Legítimas: 8 territorios (Derecho Común, Cataluña, Aragón, Navarra, País Vasco, Galicia, Baleares, Valencia)
- ISD: tarifa estatal + bonificaciones autonómicas de las 17 CCAA
- Plusvalía municipal: método objetivo vs. real (RDL 26/2021)
- Cuotas: distribución con donaciones computables por heredero
Construido para soportar fiscalización
Firma eIDAS, log de auditoría inmutable y aislamiento por organización. Todo queda firmado, sellado y verificable.
Firma electrónica eIDAS
Todos los documentos clave se firman digitalmente con plena validez jurídica en la UE. Cada firma queda sellada con hash criptográfico, marca de tiempo y datos del dispositivo.
- Conformidad con el Reglamento eIDAS 910/2014
- Documentos firmables: preferencias, renuncia, sorteo, adjudicación, mandato
- Hash criptográfico + marca temporal + datos del dispositivo por firma
- Oponible frente a terceros sin elevación a público
- Vista previa del documento antes de firmar
Log de auditoría tamper-evident
Cadena de hashes append-only. Cada acción queda registrada con autor, fecha y hash encadenado. Cualquier alteración del histórico es matemáticamente detectable.
- Append-only: no se puede eliminar ningún registro del log
- Cada entrada encadena el hash de la anterior (tamper-evident)
- Registro de autor, fecha, IP y acción para cada evento
- Exportable como evidencia para procedimientos judiciales
- Aislamiento por organización: nadie ve los logs de otra organización
El proceso paso a paso: de la apertura al acta firmada
Para los expedientes con reparto de bienes, el proceso guiado cubre inventario, preferencias, sorteo verificable y adjudicación en vivo.
- Phase 01
Opening of the case file
The procedure begins with the creation of a single case file, unequivocally identified and with all metadata of the judicial proceedings: case number, court, date of opening and originating procedure. From there on, every action is linked to the case file and to the organisation that owns it, with role-based access control.
Key points
- Unique identification of the case file with proceeding metadata
- Role assignment: case manager, readers and administrators
- Per-organisation isolation (multi-tenant): each firm only sees its own data
- Every subsequent action is linked to the case file for traceability
Next phase: Registration of partiesDeliverableCase file created and accessible only to authorised people.
- Phase 02
Registration of parties
Before any adjudication can take place, the adjudicatees must be defined. Their identifying data (name, ID/NIE, address, contact) and procedural role (spouse, heir, co-owner, etc.) are registered. The system supports as many parties as the proceeding requires and allows them to be edited until the inventory is closed.
Key points
- Registration of parties with full identifying data and procedural role
- No limit on the number of parties (any configuration: 2, 3, N)
- Validations to prevent duplicates (unique ID/NIE per case file)
- Parties can be removed while no preferences have been captured
Next phase: Inventory of movable propertyDeliverableDefinitive list of parties that will take part in the draw and adjudication.
- Phase 03
Inventory of movable property
The inventory is the heart of the case file. Each item receives an identifier, a detailed description, a category, a location within the property, a condition and photographs. The system supports grouping several items into a single lot when they must be adjudicated together (complete dinner sets, bedroom furniture, collections), while keeping individual traceability of each piece within the lot.
Key points
- Individual items and lots (several items adjudicated as one unit)
- Photographs per item to avoid later disputes
- Categorisation, location and condition
- Bulk import via CSV/Excel and export to PDF/XLSX
- Versioning: every modification is recorded with author and date
Next phase: Preference captureDeliverableClosed inventory exportable as the initial record of items to be adjudicated.
- Phase 04
Preference capture
Before the day of the adjudication, each party expresses, privately and in a structured way, which items it is most interested in. It can mark the level of interest (high, medium, low or none) and manually reorder its ranking. Preferences are versioned: a change never erases the history but creates a new version. At closure an immutable snapshot is generated which becomes the input for the adjudication engine.
Key points
- Drag-and-drop interface to order preferences
- Levels of interest (high, medium, low, none) with optional rationale
- Full versioning of the change history per party
- Closure with an immutable snapshot signed by the case manager
- Each party only sees its own preferences (privacy guaranteed)
Next phase: Verifiable draw of the initial orderDeliverableSigned snapshot of preferences from all parties, ready for adjudication.
- Phase 05
Verifiable draw of the initial order
The order in which each party will choose its items during the adjudication is determined by a cryptographically verifiable draw. The system combines a 256-bit random seed, the case file identifier and the precise time of the draw to generate a reproducible HMAC-SHA256 hash. Any third party (expert, court, opposing party) can later verify that the order was not tampered with.
Key points
- Public and standard HMAC-SHA256 algorithm
- Seed and hash published in the draw record
- Reproducible: anyone can recompute the result with the same inputs
- Signable PDF draw record, ready to file with the proceedings
- No room for favouritism: not even the administrator can alter the result
Next phase: Rotating adjudication and final recordDeliverablePDF draw record with verifiable initial order and entry in the audit log.
- Phase 06
Rotating adjudication and final record
The adjudication session takes place. The manager can operate in-person or activate the Live Room: each party receives a personal link by email, verifies their identity with an electronic consent (eIDAS) and joins a real-time room where they see the active turn, the queue and their preferred items. The engine assigns items in rotating turns across three modes: assisted manual, automatic by preferences or hybrid. Everything is recorded in a tamper-evident audit log.
Key points
- Live Room: remote participation with personal link and eIDAS identity verification
- Three modes: assisted manual, automatic by preferences, hybrid
- Configurable rotation: SIMPLE or SNAKE
- The manager can resend invitations or revoke access individually
- Append-only audit log with hash chain (tamper-evident)
- PDF adjudication record signable with eIDAS electronic signature
DeliverablePDF adjudication record with eIDAS signature, exports for the court and full audit log.
Legally usable deliverables
The whole proceeding is documented in structured formats, ready to file with the court or to archive as evidence.
- Initial inventory record (PDF + XLSX)
- Snapshot of preferences digitally signed by party (eIDAS)
- Draw record with cryptographic verifiability (HMAC-SHA256), signed
- Adjudication record with eIDAS electronic signature and all assigned items
- Full audit log (every action with author, date and hash)
- CSV/XLSX exports to file with the proceedings
Ready to see the flow live?
In the demo environment you will find a case file with parties, items and preferences already loaded so you can walk through the six phases from start to finish.